Atodiad 1

Hysbysiad Preifatrwydd AaGIC ar gyfer Hyfforddeion Deintyddol Sylfaenol

Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw darparu tryloywder ynghylch pa ddata personol y bydd AaGIC yn ei gasglu amdanoch chi, sut bydd yn cael ei brosesu a’i storio, am ba hyd y bydd yn cael ei gadw a phwy fydd yn cael gweld eich data.

Mae AaGIC yn rheolwr data mewn perthynas â’r data personol sydd ganddo ynghylch Deintyddion Sylfaen yng Nghymru.

Mae data personol yn wybodaeth y gellir adnabod unigolyn ohoni, naill ai’n uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, pan fydd y wybodaeth yn cael ei darllen ar y cyd â data arall sy’n cael ei ddal gan reolwr data.

O 25 Mai 2018 ymlaen, bydd Deddf Diogelu Data 1998 yn cael ei disodli gan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a dyma fydd prif deddfwriaeth y DU sy’n ymwneud â data personol. Bydd AaGIC yn ddarostyngedig i’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data.

Dylai Deintyddion Sylfaen fod yn ymwybodol bod yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i’r holl waith prosesu mae AaGIC yn ei wneud o ran eich data personol mewn perthynas â’ch rôl neu sy’n deillio o’ch rôl.

Pam mae eich data personol yn cael ei gasglu?

Caiff eich data personol ei gasglu a’i gadw at ddibenion:

• Cefnogi’r gwaith o reoli’r rhaglenni hyfforddi – bydd data personol a gesglir at y diben hwn yn cael ei gadw yn eich ffeil hyfforddi, a fydd fel arfer yn cynnwys eich data recriwtio (ffurflen gais, dogfennau recriwtio ac unrhyw gofnodion mewnfudo), Cofnod Datblygiad Cymhwysedd Dros Dro (IRCP) a’r Cofnod Terfynol o Ddatblygiad Cymhwysedd (FRCP) ac unrhyw wybodaeth a chyfathrebu arwyddocaol sy’n berthnasol i reoli eich hyfforddiant a’ch addysg yn effeithiol.
• Sicrhau ansawdd rhaglenni hyfforddi a sicrhau bod safonau’n cael eu cynnal – drwy dimau sicrhau ansawdd lleol a chenedlaethol fel cyfleoedd adborth ar ôl pob Diwrnod Astudio gyda Chyfarwyddwyr Rhaglenni Hyfforddi (TPD) ac arolwg cenedlaethol y Bwrdd Cynghori ar Hyfforddiant Deintyddol Sylfaenol (ABFTD).
• Pennu targedau cynllunio gweithlu – defnyddir eich data i bennu meysydd y gallwn ganolbwyntio arnynt i helpu i adeiladu’r gweithlu deintyddol yng Nghymru.
• Cynnal diogelwch cleifion drwy reoli pryderon ynghylch perfformiad – mae’n bosib y bydd eich manylion personol yn cael eu rhannu â’r Cyngor Deintyddol Cyffredinol (GDC) os bydd pryderon sylweddol ynghylch eich addasrwydd i ymarfer.
• Cyfathrebu gyda chi ynghylch cyfleoedd hyfforddi, digwyddiadau, arolygon, gweithgarwch Portffolio Datblygiad Personol Electronig (EPDP) a gwybodaeth a allai fod o ddiddordeb i chi.
• Hwyluso dull tryloyw o ymdrin â DFT yng Nghymru.
• Hwyluso dull tryloyw o benodi cynrychiolydd DFT ar gyfer y garfan i annog llais yr hyfforddeion.
• Cefnogi a chynghori’r holl randdeiliaid sy’n ymwneud â Hyfforddiant Deintyddol Sylfaenol yng Nghymru.
• Sicrhau ein bod yn gallu darparu gofal bugeiliol / llesiant i FDs os oes angen.
• Diogelu gwybodaeth.
• Cael mynediad at systemau TG a systemau EPDP perthnasol y GIG.
• Mynediad at lwyfannau perthnasol eraill i gefnogi Hyfforddiant DFT yng Nghymru.
• Hwyluso’r gwaith o reoli DFT yn effeithlon yng Nghymru drwy system DESAP.

Mae swyddogaethau AaGIC yn cael eu cyflawni er budd y cyhoedd. Mae angen prosesu data personol FDs at ddibenion y swyddogaethau hynny. Mae data personol sensitif y mae’n bosib y bydd angen i ni ei rannu yn cynnwys gwybodaeth sy’n ymwneud â’ch iechyd neu eich cofnod troseddol os bydd angen i’ch cyflogwr neu’r GDC fod yn ymwybodol o’r manylion.

Sut mae eich data personol yn cael ei gasglu?

Cesglir data personol pan fyddwch yn ymgysylltu â phroses Recriwtio Cenedlaethol DFT, yn mynychu ac yn cymryd rhan yn y broses ddyrannu leol, ac yn ystod sesiynau ymsefydlu’r cynllun. Mae data personol hefyd yn cael ei gasglu a’i storio ar y EPDP yn unol â pholisi rheoli cofnodion Addysg Iechyd Lloegr (HEE) ac amserlen cadw cofnodion y GIG, sy’n rhan o god ymarfer rheoli cofnodion y GIG.

Sut mae eich data personol yn cael ei gadw’n ddiogel?

Mae mynediad at eich data personol wedi’i gyfyngu i’r tîm awdurdodedig yn Addysg Iechyd Lloegr (HEE), y Tîm DFT yn AaGIC, a chyflogwr Deintyddion Sylfaen, sef Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru (PCGC).

Bydd eich data personol yn cael ei gadw am saith mlynedd ar ôl i chi adael eich rôl FD. Bryd hynny, bydd eich data personol yn cael ei ddinistrio’n gyfrinachol ac yn ddiogel.

Sut a pham y gellir rhannu eich data personol?

Cedwir y wybodaeth hon mewn cronfa ddata electronig gudd gyda mynediad cyfyngedig.

Mae’n bosib y bydd eich data personol yn cael ei rannu â –

• Y Goruchwyliwr Addysgol penodedig a’r practis – at ddibenion hyfforddi.
• Llywodraeth Cymru – at ddiben cynllunio’r gweithlu, cyllido, cadw staff a darparu gwasanaethau yng Nghymru.
• Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru (PCGC) - fel y cyflogwr ar gyfer Deintyddion Sylfaen.
• Awdurdod Gwasanaethau Busnes y GIG (NHSBSA).
• Gwasanaethau Gofal Sylfaenol – at ddiben ymholiadau ynghylch y rhestr Perfformwyr.
• Byrddau Iechyd Lleol (LHB).
• Addysg Iechyd Lloegr (HEE) – ar gyfer y Portffolio Datblygiad Personol Electronig (EPDP).
• Pwyllgor y Deoniaid a’r Cyfarwyddwyr Deintyddol ôl-raddedig (COPDEND).
• Trydydd partïon at ddibenion adrodd neu ymchwilio a rheoli gwasanaethau, megis portffolios ac APLAN (Rhwydwaith Dysgu ac Asesu Cymheiriaid Anhysbys).
• Siaradwyr sy’n cyflwyno sesiynau ar-lein, er mwyn sefydlu’r sesiynau, a rhannu adnoddau ategol sy’n berthnasol i’r sesiwn.
• Darparwyr adnoddau ar-lein, i ganiatáu mynediad at ddull dysgu cyfunol.
• Uned Cefnogi Perfformiad AaGIC, i’ch cefnogi gydag unrhyw anawsterau sy’n eich poeni’n bersonol ac yn broffesiynol y gallech chi eu hwynebu yn ystod eich blwyddyn DFT.
• Cynrychiolydd Hyfforddeion DFT i hwyluso creu a rheoli fforymau hyfforddeion.

Dim ond drwy ddefnyddio sianeli diogel y bydd AaGIC yn trosglwyddo eich data personol i drydydd partïon, a phan fydd ei angen i reoli eich rôl Hyfforddiant Deintyddol Sylfaenol, er enghraifft, materion sy’n ymwneud â pherfformiad, cofrestru proffesiynol a gonestrwydd, neu faterion sy’n ymwneud â thaliadau.

Ni fydd AaGIC yn trosglwyddo eich data oni bai ei fod yn fodlon ar y materion canlynol:

1. Bod sail deg a chyfreithlon dros rannu eich data personol â’r trydydd parti.
2. Bydd y data’n cael ei drin gan y trydydd parti yn unol â’r gyfraith ar ddiogelu data.

Pan fydd y data’n cael ei ddefnyddio at ddiben dadansoddi a chyhoeddi gan dderbynnydd neu drydydd parti, bydd unrhyw gyhoeddiad yn ddienw ac yn agregedig ac ni fydd yn ei gwneud yn bosibl adnabod unrhyw unigolyn. Bydd hyn yn golygu bod y data’n peidio â bod yn ddata personol.

Gall trydydd partïon gynnwys y rhestr anghyflawn ganlynol: Cymdeithas Ddeintyddol Prydain (BDA), Llywodraeth Cymru, y Cyngor Deintyddol Cyffredinol, Iechyd Galwedigaethol, Arolygiaeth Iechyd Cymru (AIC).

Diogelwch Eich Gwybodaeth

Mae AaGIC yn cymryd y cyfrifoldeb o ofalu am eich gwybodaeth bersonol o ddifri. Mae hyn yn wir p’un ai a yw’n electronig neu ar ffurf papur.

Rydym hefyd yn cyflogi rhywun sy’n gyfrifol am reoli gwybodaeth a chyfrinachedd i sicrhau:

• Bod eich gwybodaeth yn cael ei diogelu; a
• Rhoi gwybod i chi sut y bydd yn cael ei defnyddio.

Mae’n ofynnol i’r holl staff ymgymryd â hyfforddiant yn rheolaidd. Mae angen hyfforddiant cynhwysfawr er mwyn gallu diogelu’r wybodaeth sydd wedi ei rhoi, ei defnyddio a’i phrosesu gan AaGIC.

Mae’r hyfforddiant hwn yn sicrhau bod pob aelod o staff sy’n gweithio i AaGIC (gan gynnwys GIG Cymru ehangach) yn ymwybodol o’i gyfrifoldebau mewn perthynas â thrin eich gwybodaeth, ni waeth pa adran mae’n gweithio ynddi.

Eich hawliau a’ch cyfrifoldebau

Mae’n bwysig eich bod yn gweithio gyda ni i sicrhau bod yr wybodaeth sydd gennym amdanoch yn gywir ac yn gyfredol, felly rhowch wybod i AaGIC ar unwaith os oes angen diweddaru neu gywiro unrhyw ran o’ch data personol.

Fel arfer, bydd pob gohebiaeth gan AaGIC yn cael ei hanfon drwy neges e-bost. Felly, mae’n hanfodol eich bod yn cadw cyfeiriad e-bost effeithiol a diogel neu efallai na fyddwch yn cael gwybodaeth.

Os ydych chi’n dymuno cael copi o’ch data personol sy’n cael ei gadw gan AaGIC ar unrhyw adeg, gallwch gyflwyno cais am fynediad at ddata gan y testun yn ysgrifenedig.

Mewn rhai amgylchiadau prin, mae gennych hawl i wrthwynebu prosesu data sy’n debygol o achosi niwed neu ofid i chi, neu unrhyw benderfyniadau a wneir drwy ddulliau awtomataidd sy’n effeithio’n sylweddol arnoch chi.

Mae gennych hefyd hawl i gywiro, rhwystro, dileu neu ddinistrio data personol anghywir.

Os ydych chi’n dymuno arfer unrhyw un o’r hawliau hyn, neu os oes gennych chi unrhyw bryderon ynghylch sut mae eich data personol yn cael ei brosesu, cysylltwch ag AaGIC.

Os hoffech gael rhagor o wybodaeth am ddiogelu data, ewch i wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Mae’i ICO yn delio â chwynion am sut mae rheolwyr data wedi delio â materion sy'n ymwneud â gwybodaeth ac mae'n darparu canllawiau defnyddiol.

Cwyno

Os ydych chi’n dymuno cwyno am unrhyw broblemau rydych chi wedi’u cael gyda’ch gwybodaeth, cysylltwch â:

Swyddog Diogelu Gwybodaeth
Addysg a Gwella Iechyd Cymru
Tŷ Dysgu,
Cefn Coed,
Nantgarw,
CF15 7QQ

Ffôn:                03300 585 005
E-bost:             HEIW.informationgovernance@wales.nhs.uk

Os ydych yn dal i fod yn anfodlon yn dilyn eich cwyn a bod hyn yn dal heb ei ddatrys, mae gennych hawl i wneud cwyn i:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth,
Ail Lawr
Tŷ Churchill
Ffordd Churchill
Caerdydd
CF10 2HH

E-bost:             wales@ico.gsi.gov.uk

Gwefan:           www.ico.org.uk

 

Mwy o wybodaeth

I gael mwy o wybodaeth am yr hysbysiad preifatrwydd hwn neu os oes gennych gwestiynau am y cynnwys, cysylltwch ag:

Addysg a Gwella Iechyd Cymru (AaGIC)

Ffôn:                03300 584 219

e-bost:             heiw.dental@wales.nhs.uk

 

Previous

Next